Kieltäydyn olemasta kiireinen

On keskiviikkoaamu. Kello on karvaa vaille seitsemän ja istun junassa matkalla Helsinkiin IIR:n tilaisuuteen pitämään puheenvuoroa siitä, kuinka asiakkaat haluavat maksaa verkossa. On siis hyvä hetki kirjoittaa muutama sana lempiaiheestani.

Joka on ajankäyttö. Tai toisin sanoen: kiire.

Ensin herätän sinussa vastarintaa heittämällä muutaman toteamuksen: Kiire on jokaisen oma valinta. Kiire syntyy kun ei tiedä mitä tekee. Kiire luo tehottomuutta.

No niin, nyt voidaan mennä itse asiaan.

Kiire syntyy kun aloitetaan liian myöhään
Liian usein suhtaudumme aivan turhan optimisesti ajankäyttöön ja toteutusaikatauluihin. Tämä näkyy varsin selvästi myös päivittäisessä liikenteessä; kuinka moni matka-aikaa laskiessaan jättää varaa punaisille valoille, huonolle kelille tai mille tahansa muulle odottamattomalle tekijälle? Niinpä niin, viime tingassa lähdetään ja vanhoilla vihreillä mennään. Työyhteisössä odottamattomia tekijöitä vasta tuleekin vasemmalta ja oikealta vähän väliä. Ja jos ei muuta niin sitten asiakkaat soittavat ja häiritsevät hyvää työntekoa. Hyvä tapa elimoida kiirettä on yksinkertaisesti aloittaa ajallaan.

Kiirettä tulee kun varataan liian vähän aikaa.
Melkeinpä sama asia sanottuna hieman toisin. Saatetaan toki aloittaa ajallaan, mutta jo lähtökohtaisesti on varattu liian vähän aikaa. Aikataulun painaessa päälle tapahtuu herkästi hosumista, rimanalitusta tai sitten vaan venytetään aikatauluja, mikä aiheuttaa loputtomalta tuntuvan kierteen. Varaamalla tarpeeksi aikaa - ei kuitenkaan liikaa - on mahdollista keskittyä kyseessä olevaan työhön sen vaatimalla tavalla ja saada aikaiseksi parempaa tulosta. Vaan mikä on oikea määrä aikaa? Siinä tulee ammattitaito esiin, sitä pitää opetella. Kannattaakin aloittaa opettelu samoin tein.

Kiirettä tulee kun aikataulut venyvät
Kun aloitetaan liian myöhään tai muuten ei ole varattu tarpeeksi aikaa, on yleensä väärä ratkaisu venyttää aikatauluja. Tässä vaiheessa kannattaa kuitenkin kysyä: mihin kaikkeen se vaikuttaa? Omaan aikatauluusi kyllä, entäs muiden? Miten venyttäminen aiheuttaa kertautumista muiden asianomaisten tehtävissä ja aikatauluissa? Miten oma valintasi lisätä kiireisyyttäsi lisää muiden kiirettä? Sinä kuitenkin olet vastuussa omasta elämästäsi, eli pysäytä oravanpyörä, järjestele aikataulut uudelleen, tiedota ja keskustele ongelmasta.

Kiireestä syntyy huonoa jälkeä, jonka korjaaminen synnyttää kiirettä
Kansanviisaushan sen tietää mitä hosumalla syntyy. Kun kiireestä päästään pois, voidaan kullekin asialle, tehtävälle ja ihmiselle varata tarpeeksi - jälleen ei liikaa - aikaa. Tällöin saavutetaan parempia ja kestävämpiä tuloksia, joiden korjaamiseen ei enää tarvita resursseja. Näin osaltaan vähennetään aikataulupaineita, eli poistetaan kiirettä.

Kiirettä syntyy kun ei osata priorisoida
Malli on sama kuin Ylen toiminnassa. Kun ei osata priorisoida, eletään yli budjetin. Yle voi tämän näköjään maksattaa kansalla, mutta kenellä sinä maksatat laskun kun elät yli oman aikataulusi? Valitettavan usein maksajana on oma aikasi, yrityksesi tai perheesi. Joka päivä on täynnä päätöksiä ja valintoja. Aina ne eivät ole helppoja, eikä niiden pidäkään olla, mutta monesti huonoin valinta tai päätös on sen tekemättä jättäminen. Asioilla on nimittäin taipumus täyttää kaikki käytettävissä oleva aika ja jos et tiedä mitä pitää tehdä, käytät kaiken aikasi sinne tänne sohimiseen ja fokus katoaa.

Utopiaa? No, tavoitteita pitää olla. Ei nimittäin ole väärin pyrkiä toimivaan, tehokkaaseen toimintamalliin. Sen lisäksi että katsoo lähelle, on syytä katsoa myös pidemmälle.

Kieltäydyn siis olemasta kiireinen. Mutta huolehdin siitä, että kalenterini on täysi. Näissä kahdessa näkökulmassa on valtava ero.